РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ Avicom ProjectMate 6.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.

Система управления проектами,

учета рабочего времени,
контроля
вз
аиморасчетов с клиентами

и
ведения
документооборота


РУКОВОДСТВО

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ


ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

Avicom

ProjectMate

6

Avicom ProjectMate

6




2


© ООО «Авиком Бизнес Технологии», 2000

2011
. Все права защищены.


Названия
Avicom

ProjectMate
, Авиком и эмблема
ProjectMate

являются зарегистр
ированными
товарными знаками ООО «Авиком Бизнес Технологии». Названия прочих организаций и изделий
являются товарными знаками с
о
ответствующих владельцев.


Копирование, перепечатка, перевод на другой язык и изменения любой части настоящего
руководства без

письменного разрешения ООО «Авиком Бизнес Технологии» запрещены.
Содержание руководства может меняться без предварительного уведомления. ООО «Авиком
Бизнес Технологии» не несет ответственности за возможные последствия, связанные с
использованием настоящег
о руководства.


Контактная информация


Телефон/факс +7 495)
783
-
83
-
34

Сайт Авиком
http
://
www
.
avicom
.
ru

Сайт

ProjectMate:
http://www.projectmate.ru

Почтовый адрес 1
1
5
11
4, г. Москва,
Кожевнический проезд
, д.

4
, стр.
4

Avicom ProjectMate

6



ОГЛАВЛЕНИЕ

3

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

................................
................................
................................
...........................
4

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

................................
................................
........................
7

Модули системы

................................
................................
................................
..............
7

Основные понятия

................................
................................
................................
........

10

Роли в системе

................................
................................
................................
..............

15

Пользовательский интерфейс

................................
................................
......................

19

Представление данных

................................
................................
................................

24

СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ

................................
................................
................................
..

31

Центр коммуникаций

................................
................................
................................
.....

31

Оповещения и напоминания

................................
................................
........................

37

Таймеры

................................
................................
................................
.........................

41

Назначение встреч и бронирование ресурсов

................................
............................

44

Комментарии и вложения

................................
................................
.............................

48

Контакты и категории

................................
................................
................................
....

49

Печать и экспорт документов

................................
................................
.......................

52

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

................................
................................
................................
...................

57

Avicom ProjectMate

6



ВВЕДЕНИЕ

4

ВВЕДЕНИЕ

Проек
т, как научный термин,
уже прочно вош
ел в теорию
управления
.
Причем
люди довольно давно
осознали
необходимость в изучении
проек
тной
деятел
ь
ности

с последующим

применени
ем

раз
раб
отанных концепций
в
реальных условиях


д
остаточно вспомнить
х
о
рошо всем знакомые
диаграммы
Гантта
,
которые в
оригин
але

были предста
в
лены

почти

век назад
.

Современн
ая

практика
проек
тного управления
бер
е
т
свое на
ч
ало
в 60
-
х годах
прошлого столетия
, и за последние 10

1
5 лет он
а

пол
у
чил
а

стремительное
развитие



во многом благодаря потрясающим возможностям компьютерных
те
хнологий, которые совершенствуясь предлагают новые способы
автом
а
тизации
.

Одним из
них
является а
втоматизация профессиональной
деятельности от англ. Professional Services Automation, или сокращенно PSA)


метод
повышени
я

эффективности компаний, оказывающих

профессиональные
услуги. И если в мире он уже получил всеобщее признание, то в нашей стране
его распространение только начинается.

Согласно методологии PSA работа компаний, оказывающих профессиональные
услуги, представляет собой более широкий спектр бизне
с
-
процессов, чем
просто ведение отдельно взятых проектов.
Соответственно
,
для ее
автоматизации требуется специальный класс программного обеспечения.
PSA
-
системы позволяют осуществлять комплексное управление портфелем
проектов, учитывать необходимые для их
реализации время и ресурсы, а также
вести взаиморасчеты с клиентами
.

Т
о, что еще
недавно
было
присуще

только
сложны
м

сист
е
ма
м
, теперь
появилось и в
доступных

приложениях

с

понятным и
друже
ственным
интерфейсом
. Увеличилось и количество самих программ
,

что

н
е

случайно,
поскольку сегодня ведение
проек
тной деятельности в той или иной степени
характерно почти для любой организации. При этом в большинстве случаев
ко
м
пании
, занятые в сфере профессиональных услуг,
стремятся упростить

основополагающи
е

процедуры



у
ч
ет времени и расходов, планирование и
распределение ресурсов по
проек
там, контроль над занятыми в
проек
тах
сотрудниками
,

оперативное получение разносторонних отчетов 
о загрузке
раб
отников,
отклонени
и

фактическ
ого бюджета от

реальн
о
го
,
состоянии
взаиморасч
етов с
кл
и
ент
ами и т. д
.
)
.

Другими словами,
возникает
нелегкая

задача
.

С

одной стороны
,


для
полн
о
ценного управления
проек
тной деятельностью


применяем
ая

система
Avicom ProjectMate

6



ВВЕДЕНИЕ

5

автом
а
тизации

должн
а

обладать необходимой

функциональность
ю
, а с другой,



для широкомасштаб
ного
и
с
польз
ования



быть предельно простой
,

в том
числе и с точки зрения
польз
овательского интерфейса
, который гарантировал
бы

мин
и
м
альные сроки
по

обучени
ю

рядовых сотрудников
.
В российских
условиях проблема с с
облю
дением

указанн
ого

баланс
а

усугубл
я
ется
е
ще
одн
им

фактор
ом
:
на
рынк
е

программ

подобно
й категории

крайне мало
русифицированных
пр
о
дуктов
, и почти нет таких, которые учитывали
бы
местную

сп
е
цифику.

Компания Авиком


российский раз
раб
отчик информационных
систем


на
протяжении многих лет
успешно
по
мог
ает
своим

клиентам

в деле
автоматизаци
и

проек
тной деятельности
.
И главным инструментом в решении
этого вопроса является
популярн
ая

программ
а
, выпу
с
каем
ая

Авиком
под
маркой
ProjectMate
.

Многие
организаци
и

с
мог
ли по достоинству оценить
ее
преимущества
.
Не
смотря на большое число раз
раб
оток в области управления
проек
тами,
именно
ProjectMate

оказался
для них
единственным продуктом,
который удовлетворя
ет

корпоративным правилам ведения
проек
т
ной
деятельности.

Ф
ункциональность
ProjectMate

направлена на решение п
ервостепенных задач
по
контрол
ю

выполняемых
проек
тов, учет
у

раб
очего времени и ресурсов,
выста
в
лени
ю

счетов и отслеживани
ю

взаиморасчетов.
Система
и
деальн
о
подходит

комп
а
ни
ям
, специализирующи
м
ся на оказании

профессиональных
услуг ра
з
личного характера
.

Proj
ectMate

позволяет организовывать учет
раб
очего времени в разрезе
выполняемых
проек
тов, эффективно управлять людскими ресурсами,
формировать отчетн
ую информацию

и офиц
и
альные
финансовые
документы.
Программа имеет дружественный интерфейс, максимально приближ
енный к
Microsoft Outlook, что сокращает период, необход
и
мый для ее изучения.

Особое внимание уделено вопросам защиты конфиденциальных данных.
В
ProjectMate

реализован
м
е
ханизм безопасности, ограничивающий доступ к
конфиденциальным данным и выпо
л
нение опр
еделенных действий со стороны
сотрудников, не обладающих дост
а
точными правами. Рядовые
польз
ователи
получают допуск только к той и
н
формации, которая необходима для
выполнения их прямых обязанностей, и только по тому
проек
ту, в котором они
участвуют; при эт
ом финансовые показ
а
тели находятся исключительно под
контролем высшего рук
о
водства.

Avicom ProjectMate

6



ВВЕДЕНИЕ

6

ProjectMate

не
заменяет

сложны
х

систем

управления
проек
тами
,
однако, легко
инте
г
рируется

с ними

с целью
решения специфических задач
.
В частности, по
желанию заказчика в ко
мплект поставки включается
модуль

интеграции с
Microsoft

Project
, что открывает новые перспективы для автоматизации
компаний, работа которых строится на основе проектного управления.

М
ы надеемся, что данное руководство по
мож
ет
вам быстро
освоить все
особе
нности
системы
ProjectMate
,

чтобы
ис
польз
овать ее потенциал для
упрощения
ежедневных

операций и
повышения эффекти
в
ности вашей
раб
оты.


Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

7

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

М
одули
системы

Технологически

система

ProjectMate

построена по модульному принципу.
М
о
дуль


лог
ическая часть программы, представляющая собой комбинацию
фун
к
ций для решения определенного набора задач. Подобный подход
позволяет в дальнейшем придать системе дополнительную функциональность
за счет присоедин
е
ния новых блоков.

В

ProjectMate

реализовано
ш
есть
основных
модул
ей



«Управление временем
и затратами», «Управление
проек
тами

и ресурсами
»
,

«
Расчеты
»
,

«Управление
запросами»
,

«Управление контактами»

и «Документооборот»
.
Кроме того,
имеется возможность подключить дополнительные модули


«
PjmSync

для
M
icrosoft Project
» импорт проектов, созданных в Microsoft Project, с
последующей синхронизацией с ProjectMate), «
PjmSync

для
Windows

Mobile
»
синхронизация с мобильными устройствами на базе Windows Mobile 5.0/6.0)

и
«
PjmSync для 1СБухгалтерия»

синхрониза
ци
я

финансовой информации
между системами ProjectMate и «1СБухгалтерия
8
.
1
»
)
.

Управление временем и затратами

Для всех организаций, ведущих
профессиональную

деятельность

в

сфере
услуг
, время


один из важнейших ресурсов, подлежащий управлению и
точному уч
ету. На
его
основании планируются сроки выполнения и
себестоимость
проек
тов, выставл
я
ются счета клиентам, калькулируется
за
раб
отная плата сотрудников и т. д. То же самое относится и к з
а
тратам,
выражающимся в расходовании финансовых средств. Они так же вли
яют на
бюджет каждого
проек
та, и поэтому их четкое отражение обязательно для всех
раб
отников компании.

Хотя в большинстве случаев время и затраты всегда связаны с к
а
ким
-
либо
проек
том, контроль над этими ресурсами


самосто
я
тельная задача, которую
решают ко
мпоненты модуля. Благодаря ему
польз
ователи в зависим
о
сти от
роли см.
раздел

Роли в системе

настоящего
руководства
) получают
воз
мож
ность вносить и утве
р
ждать записи о времени, израсходованном на
выполнение той или иной з
а
дачи, и отмечать денежные затраты
например, за
междугородние переговоры, к
о
мандировки и пр.), а также
просматривать

и
изменять
данные

по этим типам р
е
сурсов.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

8

Управление
проек
тами

и ресурсами

Управление
проек
том предполагает совершение гораздо большего числа
операций. Это и формирование ко
манды исполнителей, и распределение
ресу
р
сов, и регулярные проверки состояния
раб
оты, и другие не менее важные
пр
о
цедуры.

Данный модуль позволяет контролировать ход
проек
та в течение
всего жизне
н
ного цикла. С его помощью назначаются а при необходимости
до
бавляются или удаляются) участники
проек
та, определяются отдельные
задачи, сравн
и
ваются фактические сроки и бюджет с запланированными
цифрами
и т. д. Благодаря этому модулю руководитель получает оперативную
информацию о деятельн
о
сти сотрудников, степени их

загруженности,
совершенных затратах и выполне
н
ных
раб
отах.

Управление ф
инанс
ами

Если
проек
т
выполняется в интересах внешнего заказчика
,
то
по окончании

а
нередко и в ходе)

работ
всегда наступает этап взаиморасч
е
тов
составляются
отчеты
/калькуляции
, а зат
ем формируются акты и счета,
согласно
которы
м

происходит

оплат
а
.

Финансовый м
одуль отвечает за
создание
и управление
калькуляци
ями
,
счет
ами
, акт
ами

и прочи
ми

бухгалтерски
ми

документ
ами
, форм
и
рующи
ми
ся
средствами
ProjectMate

на основе совокупных показ
а
телей

по времени и
затратам в рамках
ведущихся

проек
т
ов
.

Управление запросами

Этот
модуль
системы
служит

для регистрации и управления обращениями,
просьбами или требованиями
в том числе
поступающи
ми

по электронной почте)
со стороны внутренних и внешних заказчи
ков.

С его помощью
достигается

контроль качества и
прозрачность деятельности
сервисного подразделения
как
для руководства и самих сотрудников

компании
, так и для
клиентов.

Управление контактами

Почти
кажд
ый

проект
характеризуется
взаимодействием люд
ей
. Уч
астникам
приходится контактировать

как
друг с другом
, так и
с
сотрудниками внешних
заказчиков
.

Модуль
у
правлени
я

контактами добавляет
ProjectMate

функциональность
CRM
-
системы
,
способной

связать выполнение той иной
операции с конкретным человеком
.

Т
акой под
ход
позвол
яе
т
хранить

историю
взаимоотношений с определенным сотрудником или компанией

и облегчает
процедуру поиска записей
за счет
использования
дополнительн
ого

критери
я

(
По контактам
)
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

9

Д
окументооборот

О
важности
структурированного

хранения информаци
и в И
Т
-
с
реде

компании
сказано немало.

Модуль документооборот
а

ProjectMate

помогает

перейти от слов
к делу.
Благодаря ему все имеющие отношение к бизнесу
документы

письма,
заявления,
договора, счета и т. д.) легко помещаются
в

единое хранилище и
распредел
яются

по
соответствующим
папк
ам
.

В системе реализован механизм
разграничения
прав
,
регламентирующий
операции
чтения,
редактировани
я
,

добавления,
удаления
и архивирования
документ
ов
.
Д
ля облегчения
ориентирования в
больших
массив
ах

информации предусмотрена ф
ункци
я
поиска

по ключевым словам
,
состоянию и прочим атрибутам

документ
ов, а также
по их содержимому поддерживаются различные форматы файлов


doc,

docx
,
html
,
pdf

и др.
)
.

Кроме того,
программа

позволяет организовать делопроизводство
и вести учет
входящ
ей
, исх
одящ
ей

и

внутренн
ей документации
.

Порядок работы с инструментами данного модуля описан в руководстве
«
Д
окументооборот»
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

10

Основные
понятия

Перед тем как
приступить

к
раб
оте, рекомендуется ознакомиться с некоторыми
важными понятиями, которыми оперирует систе
ма
ProjectMate
. Это
основоп
о
лагающие термины, без которых невоз
мож
но управление
коммерческой

деятельн
о
стью
с помощью

данной программы.

Проек
т и договор

Проек
т


это совокупность
действий
, направленных на создание продукта или
услуги

и сопровождаемых затрат
ами времени и р
е
сурсов
.
Проек
ты ведутся
почти в любой фирме
, но

о
собенно
они
характерны для компаний,
оказыва
ю
щих профессиональные услуги в области аудита, реклам
ы и
массовых комм
у
никаций
,
рекрутинга,
юриспруденции
, внедрения
информационных систем
и т. д.

К сожалению,
выполняем
ая

сотрудниками
раб
ота
зачастую
не
осознается

руководством
, как целостный
проек
т.

ProjectMate

по
мог
ает стандартиз
и
ровать бизнес
-
процессы компании и
применить

к

ним

методологию
проек
тного управления.

В
ProjectMate

предусмотрен
о

подра
зделение

проек
тов на
внутренние

(
Развитие бизнеса
,
Отпуск
,

Больничный лист

и др.
)

и связанные с
коммерческой деятельностью

(
Раб
ота по договорам
)
.

Т
ип
проек
та
Раб
ота по
догов
о
рам

подразумевает наличие внешнего
заказчика
,
а следовательно, и
договора
, котор
ый

впоследствии
будет
служить о
с
нованием

для
внесения
в
систему
записей об

услуг
ах
, калькуляци
ях
,

акт
ах

и счет
ах
.

Для этого
Руководитель

проек
т
ов

должен заполнить
опред
е
ленные

поля на закладке
Договор

в окне текущего
проек
та
.

В
о всех остальных случаях
эта
з
а
кладка

(
равно как и закладки
Услуги
,
Калькуляции
,
Акты

и

Сч
е
та
)

отсутствует
.


П
роек
т создается
в системе
либо вручную, либо по шаблону пу
с
тому или
одному из заготовленных

в «Справочник
ах
»

администратором системы
).
При
выборе того или иного

шаблон
а

польз
ов
ателю
потребуется

пройти несколько
шагов вместе с
интерактивным «Мастером»,

указав даты начала и
завершения
раб
от, способ выставления счетов и ряд других параметров. По окончании
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

11

программа выведет стандартную форму, снабженную закладками, для
дальнейшего з
а
полнения.

Услуга

Б
азовое понятие
, характерное для
деятельности
любой коммерческой
о
р
ганизаций. Услуга представляет собой перечень определенных
операций, кот
о
рые компания обязуется выполнить
в интересах заказчика
.
При этом стороны договариваются о способе
формирования

ее стоимости
,

которая
рассчитыва
е
тся
на основании
затраченного
времени и
денежных
средств

либо фиксир
уется

заранее
.
Запис
и

о каждой услуге хран
я
тся в
области
«Справочник
и
»

и
служат основой для

составлени
я

прайс
-
лист
ов

и
заяв
ок
.

Примеры услуг
представление интересов в суде
,
аудит,

консульт
а
ции
по в
о
просам
налогообложения
и т. д.

Прайс
-
лист

Перечень

услуг по

конкретному

договору.
По усмотрению Руководителя
проект
ов

и с

учетом
особенностей

договора
услуг
а

в прайс
-
листе
мож
ет иметь
стоимость
,

отли
чную от зафиксированной в «Справочник
ах
»
.

Заявка

Набор
типовых

услуг, объединенных в
общий

документ
.
З
аявк
а

формируется
Участником проекта
из
позици
й

прайс
-
листа.


Запрос

Описание

проблемы,
поступающее от внешних заказчиков и клиентов, а также
сотрудников
собственной компании. Заносится в систему
либо
Создателем
запросов
,

либо
автоматически
п
ри отправке по

электронной почте
.

Задача

Часть
выполняемой
Участником проекта
работы
,

которая
у
твержд
а
ется

Руководителем проектов
и х
арактеризу
е
тся

заранее устанавлива
емыми
параметрами



продолжительност
ь
ю
, бюджет
ом
,

выделяемы
ми

ресурс
ами

и
пр
.

Задачи являются инструментом планирования трудозатрат и
бюджет
а

всего
проекта.

Поручени
я

Разновидност
и

задач
,

котор
ые

участники проект
ов

мо
гут

назнача
ть
лично
себе или
друг другу

отправка курьера, подготовка переговорной и т.

д.)
.

Созданные п
оручения не учитываются
при планировании трудозатрат

и
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

12

бюджета проекта
.

Однако они

служат лишь удобным средством
распределения работ



в том числе
в подсистеме документооборота.

Калькуляция

Д
окумент, содержащий детализацию расходов по
проек
ту на к
о
нец
определенного
периода
.
Обычно после у
твержден
и
я

Руководителем проектов

она
прикладыва
е
тся по желанию клиента
к акт
ам

или счет
ам

для
их
детализации
.

На данный момент существует
четыре
типа кальку
л
я
ции


по
времени, затратам
,

заявкам и
телефонным переговорам.

Термин «Калькуляция»
пока
нельзя считать
устоя
вшимся
.
В

некоторых

компани
ях

такой тип документов принято
называть отчет
о
м.

Время

О
дин из двух типов ресурсов, формирующих
бюджет

проек
та. Пот
р
а
ченное
время фиксируется каждым
У
частником
проек
та, а затем в случае
у
т
верждения

Руководителем проектов
) включается в счет.

Затраты

Ф
инансовые расходы, котор
ые

несет компания при выполнении
проек
та

например, уплата пошлин
или осуществление междугородн
их звонков
в
интересах
клиента)
. Это второй тип ресурсов, подлежащих учету в системе
ProjectMate
. Затраты отражаются каждым
У
частником
проек
та, а затем
по
с
о
гласованию с клие
н
том

включаются в счет.

Телефонные переговоры

С
тандартный
тип затрат,
измеряемый
д
вумя
параметрами врем
енем
,
затраченн
ым

на звонок, и денежны
ми

средствами
, уплаченны
ми

согласно
тарифам

поставщика услуг
междугородной и международной связи
.

По
умолчанию система автоматически
вносит
стоимость звонка в счет, однако, при
необходимости это п
равило

мож
но изменить
.

Категория

Н
еобязательный

вспо
мог
ательный

параметр
сортировки

данных
,
вводимый
польз
овател
ем по
собственному

желанию

для
более удобной

гру
п
пировки
записей
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

13

Квалификация

С
редство идентификации сотрудников по их профессионал
ь
ным способн
остям
и навыкам.
Х
арактеризуется названием, под которым подразумевается наличие
определенных качеств, и размером ставок за выпо
л
нение стандартных и
сверх
урочных
раб
от.
При назначении участников проекта его р
уководитель
имеет право выбрать для
исполнител
я и
ную квалификацию
,
тем самым
изменив
стандартн
ую

ставк
у

п
о
следнего.

Бюджет

С
умма всех расходов

проект
у
.
С
кладывается из денежных затрат и расхода
времени, в
ы
числяе
мог
о по ставкам участвующих в
проек
те сотрудников.
Бюджет
бывает плановым и фактич
е
ским.
Разме
р п
ланов
ого

бюджет
а

вычисля
е
тся
автоматически
, если проект до своего начала был разбит на
отдельные задачи
.

Фактический бюджет
калькулируется на основании
реальных

затрат времени и
денежных средств
.

Запись и ее
состояние

С
пособ ввода и хранения информации
в системе
ProjectMate
.

Различают

записи различного типа запись о времени, запись о назначении ресу
р
са на
проек
т
, запись о сотруднике

и другие. Отдельные записи
мог
ут
находиться в
определенном
состояни
и
,
характеризующемся

действиями участников

проек
тов
:
Че
рновик
/
Утверждена
/
Отклонена

запись о времени),
И
с
польз
уется
/
Не ис
польз
уется

(
запись в

справочнике)

и т. д. С
о
стояние
влияет на ход текущих операций по
проек
т
у

и ит
о
говые финансовые показатели
по его завершении
.

Н
апример, все неутвержденные записи о времен
и или
затратах не
мог
ут быть
включены в счет клиенту.
Создание новой
и
редактирование существующей
записи происходит в
форме
, именуемо
й

в
системе карточкой.

Ресурс

Объект материально
-
технической базы компании
,
находящийся в общем
пользовании и

периодически

требующийся
для выполнения работ по проектам
.
Примеры ресурсов

переговорная комната, проекционное оборудование,
компьютерная техника
, автотранспорт

и т.

д.

Файл

Совокупность
электронных
данных, хранящихся на жестком диске компьютера
или внешних носителях
.

ProjectMate

позволяет связывать с записями системы
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

14

файлы любого типа



текстовы
е

документ
ы
, электронн
ые

таблиц
ы
,
презентаци
и
, изображени
я
, аудио/видеозапис
и и
т
.

д.

Документ

Файл, содержащий информацию обычно текстовую), изначально созданную в
электрон
ном виде или переведенную в него путем сканирования.
Используется
в модуле документооборота.
Примеры документов письма, заявления,
договора
, счета, акты

и пр.

Папка

Системная


контейнер

однотипных
записей

(
о
врем
ени
, задач
ах
, проект
ах,
счетах
, сотрудника
х

и т.

д.)

в интерфейсе
ProjectMate
.

Пользовательская


создаваемый
в модуле документооборота
к
аталог
директория)
документов,
объединенных

по определенному признаку
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

15

Роли в системе

Для повышения безопасности и удобства использования
в
систем
е

ProjectMate

предусмотрена ролевая модель. Она служит для ра
з
граничения полномочий
отдельных сотрудников организации, что одновременно способс
т
вует
целенаправленной работе рядовых участников проекта и сокращает круг лиц,
имеющих доступ к конфиденциальной информации. Р
оли
закрепляются
си
с
темным администратором индивидуально
за

кажд
ым

пользовател
ем

при
первоначальной настройке приложения. Ниже дано краткое описание ролей,
заложенных в систему по умолчанию.

С учетом производственной специфики компании
мож
но
доб
а
вить доп
олнительные роли, а также изменить

перечень

прав для уже существу
ю
щих.

Допускается назначение одному
пользователю нескольких ролей.

Все пользователи

Эта
роль

автоматически присваивается всем пользователям системы.
Она
предполагает самый общий
, минимальный

набор прав

по созданию,
редактированию и управлению отдельными записями о времени, встречах
,
категориях, контактах и т. д.
)
.

Кроме того,
в модуле документооборота
данн
ая

роль
позволяет задать определенные права на ту или иную папку
сразу
для
всех сотрудни
ков

компании
.

Участник проекта

В роли Участника проекта обычно выступает большая часть колле
ктива
компании. Права сотрудников
, за которым
и

администратор закрепил такую
роль, ограничиваются учетом собственного времени и денежных затрат, а
также фиксирование
м с
о
стояния задач, назначенных для него Руководителем
проектов. Основными инструментами Участника проекта являются области
«Журнал» и «Задачи» см. раздел
Представление данных

настоящего
руководства), а доступ к финансовым документам и прочей конфиденц
и
аль
ной
информации забл
о
кирован.


Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

1
6

Руководитель проектов

Руководителю проектов предоставляется доступ к любой информ
а
ции в рамках
возглавляемых им проектов. Он имеет право назначать исполн
и
телей,
утверждать или о
т
клонять фиксируемые ими показатели по времени и
затратам,
составлять список задач, просматривать общие календари, произв
о
дить
различные изменения в записях. Однако никакие сведения кроме некоторых
общих отчетов) по проектам, инициированным другими пользователями с
аналогичной ролью, ему не доступны. Пр
и создании нового проекта пользователь
с данной ролью автоматически становится его Руководителем.

Финансовый менеджер

В основном работает с областью «Расчеты» для составления актов,
калькуляций и счетов. Кроме того, имеет право редактировать некоторые виды

справочников.
Отвечает за
ра
с
четные операции по
всем
проектам

компании

вне зависимости от того, включен ли он в их состав
.

Финансовый менеджер

проекта

Может выполнять функции, предусмотренные ролью Финансового менеджера,
но
только по тем проектам, участни
ком которых он является.

Создатель запросов

Эта роль предполагает минимальный набор прав. Сотруднику разрешается
всего
лишь

вносить новые запросы в систему и переводить их в активное состояние.

Координатор запросов

Редактирует внесенные в систему запросы
и назначает

на них

имеющихся

исполнителей.

Менеджер запросов

Обладает расширенными полномочиями по сравнению с Координатором
запросов


помимо редактирования и назначения может также закрывать
запросы после их исполнения.
Кроме того, получает
доступ к спис
ку
хранящихся в системе
контактов.

Исполнитель запросов

По отношению к самой системе выполняет узкоспециализированные функции
.
В его задачу входит лишь внесение отметок об успешном выполнении
запросов. Например, Исполнителем запросов может быть программист
,
реагирующий на замечание тестера о найденных ошибках, или работник
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

17

сервисного отдела, получивший описание проблемы от клиента фирмы

и
после
ее решения
сделавший
соответствующую
отметку

в системе
.

Менеджер по персоналу

Ведет список сотрудников компании, а

также редактирует справочники по
компаниям, видам деятельности, должностям, квалификациям и т. д. Может
просматривать данные о времени сотрудников без финансовой составляющей).

Менеджер по продажам

Имеет доступ ко всем
компаниям и контактам системы
. Може
т добавлять новые
компании и должности.

Руководитель отдел продаж

Как и Менеджер по продажам имеет доступ ко всем
компаниям и контактам
системы

с возможностью добавления новых. Дополнительно обладает правом
замены

менеджера, ответственного за работу с

опре
деленной

компанией.

Администратор

Отвечает за изменение общих настроек и параметров системы. Редактирует
справочники.

Руководитель компании)

Имеет право
просматривать все данные в системе


как
в
виде
отчет
ов, так и в

экранных формах



без возможности их

изменения
.
М
ожет назначать
менеджеров проектов
, управлять объявлениями и редактировать учетные
ставки сотрудников.

Помощник
Руководителя

компании
)

По согласованию с Руководителем компании) м
ожет
вводить некоторые
данные за других сотрудников и выдавать
поручения, не принимая участия ни в
одном проекте. Имеет доступ ко всей системной информации за исключением
финансовой.

Менеджер ресурсов

Управляет запросами на резервирование ресурсов.
Обладает
прав
ами

на
утвер
жд
ение

и отклон
ение

таких
запрос
ов
.

Участник
документооборота

П
олуч
ает

доступ к системной области «Документооборот»

с возможностью
работы с общими папками хранилища Project
M
ate
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

18

Делопроизводитель

О
твеч
ает за ведение делопроизводства. Получает права на создание,
редактирование и архивирование карточе
к входящих, исходящих и внутренних
документов

при наличии роли
Участник документооборота
)
.


Документовед

Является руководителем службы делопроизводства.
Наряду с

выполнением
функци
й

рядового Делопроизводителя
занимается
утверж
д
ением

карточек
входящих, исх
одящих и внутренних документов

при наличии роли
Участник
документооборота
)
.

В системе реализована также
функция

объединения
пользователей

в
рабочие
группы вне зависимости от их
ролей.

Она применяется в модуле документооборота
в
качестве
дополнительн
ого

и
нструмент
а

управления
доступом к
данным
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

19

Польз
овательский интерфейс

В строгом соответствии с основным принципом
ProjectMate



упрощение
м

пр
о
цесса управления
проек
тной деятельностью


раз
раб
отчики приблизи
ли

интерфейс системы к внешнему виду часто применяе
мых в этой сфере
программ, входя
щих

в состав
M
i
crosoft

Office
.
Польз
ователям, имеющим
достаточный опыт
раб
оты с прилож
е
нием

Microsoft

Outlook

последних версий
(
XP
/
2003), не составит труда разобраться с основными компоне
н
тами
ProjectMate
.

Раб
очее пространст
во

Визуально
раб
очее пространство программы делится на
две

части
. Слева

ра
с
полагается служебная панель, на которой
польз
овател
ь

актив
ирует

одну из
имеющихся в системе
област
ей
:

«Журнал», «Задачи»,
«Поручения», «Заявки»,
«Запросы»,
«
Проек
ты»,

«Расчеты»,

«
С
отрудники
и компании», «
О
тчеты»
,

«Справочники»
и
ли

«Документ
ооб
о
рот
»
см.
раздел

Представление данных

настоящего руководства
).
К
ажд
ая

област
ь

содержит

несколько

системных
пап
ок

и име
е
т разные варианты

их

т
екуще
го

представлени
я
.


Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

20

В центре находится
рабочее

пространство активной
област
и.

Здесь
отображ
а
ю
тся
записи
, соответствующ
ие

выбранной
системной папке и ее
текущему представлению
,


календ
а
ри, список и статус текущих задач и
ли

проектов, перечень штатных сотрудников и клиентов компании, а также
диаграммы,
графики, сводные таблицы
,

справо
ч
ные материалы

и т. д.

Панель

поиска

При больших объемах деятельности
табличный
список записей нередко
становится

чрезмерно длинным. В таких случаях для вывода на экран
записей, содержащих более конкретные данные 
имя
заказч
ик
а
, вид
деятельности, тема и т. д.), используется специальная строка поиска. Она
активна по умолчанию, но может отключаться по нажатию кнопки
Найти
в
панели управления.

Область
группировки

Эта область предназначена для формирования табличных списков, кото
рые
выходят за рамки вариантов, предусмотренных для каждой системной папки в
области
Текущее представление

например, время по проектам в общем
календаре, задачи по проценту выполнения и т. д.). Щелкнув в панели
управления по кнопке

и п
еретаскивая
требуемые поля из окна
Выб
ор

пол
ей

в
область группировки,
можно

варьировать отображение данных
включая многоуро
в
нев
ую

группировку
) путем их комбинирования по
самым
разным

параме
т
рам

сотрудникам, датам, проектам, задачам, контактам
,
суммам пла
тежей

и т. д.).


Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

21

П
анел
ь действий

Справа

от активной области находится панель
действий
;

по умолчанию


в свернутом виде.
При
наведени
и

указателя мыши

она
открывает один
из доступных
пунктов

меню
.

При част
ом
использовании панель можно закрепить
«булавкой»

рядом с активной областью

и
переключаться между
пун
к
т
ами меню

по
нажатию
стрелки

.

В настоящей версии системы панель действий состоит из

следующих

частей
:



Дела на сегодня



мини
-
органайзер, в
котором отображаются планируемые

неутвержденные)

записи о в
ремени,

а
также

назначенные

задачи, поручения,
заявки, запросы и встречи.

Доступ к
запис
ям

осуществляется

по
двойн
о
м
у

щелчк
у

мыши.



Параметры фильтра



служат для
упорядочивания
и конкретизации
выводимой на экран информации
.

Функциональность

фильтра завис
и
т

от
содержимого
активной области
.
Правильное
применение

фильтров
обеспечи
вае
т от
о
бражение именно т
ех

данных
, котор
ые

требуются
в да
н
ную
минуту
.

С
уж
ение

диапазон
а

запрашиваемых
сведений

ведет к

повышению эффективности работы с
системой
.



Сообщения



компактн
ый бизнес
-
аналог
систем класса Instant Messaging IM), т. е.
мгновенного обмена сообщениями. В
отличие от традиционных IM
-
программ
сообщения
в данном случае
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

22

привязываются не к конкретным пользователям, а к элементам
ProjectMate проектам, счетам, контактам
, записям о времени, запросам и
т. д.).
Эт
а

часть

панели действий

отображает все входящие с
ообщения

в
отношении элементов Project
M
ate, а также

уведомления о назначении
встреч

или поручений
, бронировании ресурсов и создании объявлений
.




Присутствие



список

пользователей
ProjectMate
, которые, в
зависимости от текущего статуса, делятся на присутствующих и
отсутствующих.

Позволяет открыть карточку сотрудника, отправить ему
почтовое сообщение или заметку, а также быстро получить доступ к
записям
из
его личного
календаря.



Заметки
.

Здесь

показываются заметки, п
олу
ченные сотрудником от
своих коллег или написанные им для себя в качестве напоминания
аналог бумажного стикера). Они автоматически сортируются по сроку
давности и отображаются в виде простого списка.



Объя
вления



лента внутрифирменных новостей, которые составляются
и публикуются сотрудником, имеющ
и
м соответствующее право по
умолчанию присваивается ролям Руководитель и Модератор новостей).



Извлеченные файлы
.

Данн
ая часть панели действий
доступн
а

только
со
труднику

с ролью Участник документооборота
. В не
й

показываются
извлеченные текущим пользователем файлы
с

оригинальной

структур
ой

папок
,
находящихся в

общем хранилище 
област
ь

«Документооборот»
)
.
При необходимости
поместить документы обратно в хранилище
дос
таточно поставить флажки напротив
названий соответствующих файлов и нажать
кнопку
Вернуть
. При этом система позволяет
оставлять комментарии

кнопка
Комментарии
)



как индивидуальные для
каждого возвращаемого
файла
, так и единый
для всех.
п
одробнее
об
опер
ациях
извлечени
я

и возврат
а

см. руководство
«Документооборот»
)
.


Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

23

Дополнительная информация

о пунктах
Сообщения
,
Присутствие
,
Заметки

и
Объявления

представлена ниже в

раздел
е

Центр коммуникаций
.

Главное меню и панель управления

Прочие элементы навигации

и управления
сосредоточены в главном меню и на
панели управления. Для выполнения п
о
вседневных задач наиболее часто
применяется кнопка
Создать
,
находящаяся

слева
на панели управления. Она является контекстно
-
зависимой, т. е. меняет свое предназначение в
за
в
и
симости от активной категории
представления данных. Например,
в
«Журнал
е
»

она позволит
ввести

новую запись о времени, а
в
«
Проек
т
ах
»


новый
проек
т. Небольшая стрелочка
рядом с кнопкой выводит на экран полный список
воз
мож
ных операций по созданию зап
и
сей
.

Число остальных элементов управления
невелико. Большинство из них дубл
и
руется в
меню, появляющ
е
мся по щелчку правой кнопки
мыши. Подробнее они будут рассмотрены по мере
дальнейшего описания приемов
раб
оты с
системой
ProjectMate
.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

24

Представление данных

В к
аждый момент времени
польз
ователь
мож
ет задействовать только од
н
у

из
областей

представлений данных)
, реализованных в системе
ProjectMate
,



«Журнал», «Задачи»,
«Поручения»,
«Заявки», «Запросы»,
«
Проек
ты»,
«Расчеты», «
Сотрудники
и компании», «
О
тчеты»
,

«Сп
равочники»

или
«Документ
ооборот
».
Количество
доступных

разделов и их вну
т
реннее
наполнение ограничивается ролью
польз
ователя в системе. Так,
Участник

проек
та
будет видеть перед собой лишь
семь

пиктограмм



«Журнал»,
«Задачи»
,
«Поручения»,
«Заявки»,
«
Проек
т
ы»
,

«
О
тчеты»

и «Документ
ооб
о
рот
»
,



п
о
зволяющи
х

открыть одноименные
области
системы с усеченным набором
функций. Переход к нужно
му

представлению
осуществляется щелчком мыши
по соответствующей пиктогра
м
ме или через пункт
«Перейти»

главного меню.
Работа

одно
временно
с
нескольки
ми

област
ями

нед
о
пустим
а
.

В

зависимости от роли
польз
ователя
текущее
представление данных
внутри активной области мож
ет
так
же
отличаться.
Это сделано с целью ограничения доступа к
определенной информации. Например, рядовой сотрудник п
ри
выборе

системной

папки
Все

в областях «Задачи»,
«Поручения», «Запросы», «Заявки» и «Проекты») увидит
записи не по компании в целом, а только по тем проектам,
участником которых он является.

Журнал

Область

«Журнал» предназначен
а

для
хранения
личных 
пап
ка

Мой
календарь
) и общих 
папка
Общий календарь
) записей о вр
е
мени

и затрата
х

по
проек
там
, а также
для
удобного
доступа

к
насущной
информации
папка
Сегодня
)
,

резервирования объектов материально
-
технической базы
компании
папка
Ресурсы
)

и организации встр
еч

между сотрудниками.

Щелкнув по
системной
папке

Мой календарь
,

польз
ователь вносит новые и
редактир
ует

существующие

записи в режиме календаря,
который
внешне и
функционально похож на аналогичный инструмент из приложения
Microsoft

Outlook
. Все они
д
о
полня
ются

сведениями о принадлежности к тому или иному
проек
ту

и

продолжительности
раб
оты
с
кратким
описанием

ее сути
. По
желанию с
о
трудника на экран выводятся записи, сделанные за последние день,
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

25

неделю, месяц или произвольный период. Т
е
кущая дата всегда обвед
ена
красной рамкой. Записи о времени
мож
но
сгруппировать

П
о дате

и
По
проек
там

в
пол
е

Текущее предста
в
ление
. Кроме того
,

здесь же в
ы
вод
ится

информаци
я

о денежных затратах пункт
Затраты
)

и
календарь
встреч,
участником которых является
активный
пользователь

пункт
Встречи
)
.

Системная п
апка

Общий календарь

предназначен
а

для просмотра записей о
времени и затратах сразу по нескольким сотрудникам. Выбрав в поле
Сотрудники

требуемых
участников проектов

при наличии соотве
т
ствующих
прав),
польз
ователь

получает дос
туп

к

их расписания
ми
. Он также имеет
воз
мож
ность
изменить
текущее
представление
запис
ей
по
различным
параметрам
:

Время для утверждения
,
Затраты для утверждения
,
Время по
сотрудн
и
кам
,

Затраты по сотрудникам
,
Время по категориям
,
Затраты по
катег
о
риям

и
Вре
мя по контактам
. В этом
случае
данные
выводятся

в
рабоче
м пространстве активной

области
в виде таблицы, содержание которой
дополнительно корректируется фильтр
а
ми.

Системная п
апка
Сегодня

выполняет функцию своеобразного
информационного центра
.

Сюда попадают

входящие

письма из почтовой
программы пользователя и обновления с выбранной веб
-
странички например,
новости с сайта компании). Здесь же выводится список подключенных к
системе коллег для быстрого обмена сообщениями и прочие сведения. Все
панели этой папк
и легко настраиваются по желанию сотрудника.

В

области

«Журнал»
имеется также

системная
папка

Ресурсы
.

Она
представляет собой удобный способ
хран
ения и управления

информаци
ей

о
б
о
всех

объектах
, резервир
уемых

сотрудник
а
м
и

компании
на определенный срок
с
цел
ью
выполнения работ по проектам
.

Содержимое д
анн
ой

папки
от
о
бражается

как в календарном, так и в табличном

виде
, сгруппированном по
типу ресурсов.

Задачи

Задач
и



это инструмент планирования и
контроля
исполнения
проек
т
а
. С
его

помощью
проек
т
мож
но разбить

на этапы, расставить контрольные
точки

и
отслеживать предполагаемые и фактические даты окончания

работ
. В системе
ис
польз
уется упрощенная трактовка смысла задач


они представляют собой
обычный список и не имеют вложенности или взаимозависимостей, при это
м их
создание и выполнение воз
мож
но только в привязке к какому
-
либо
проек
ту.

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

26

Для контроля над выполнением
описанных

операций в системе
ProjectMate

выделен
а

специальн
ая

область


«Задачи».
В

ней
предусмотрены

дв
е

системные
папк
и

(
Мои задачи

и

Все
),
содержим
ое

котор
ых

мож
но
измен
я
ть

по
различным параметрам
.
В перво
й

хранятся задачи, назначенные
польз
ователю
;

во второ
й



задачи по
всем
проектам

компании
.
Двойной щелчок
по
той или иной
записи
выводит на экран стандартное окно с несколькими
закладками, в которых

показаны

более подробные сведения

о задаче
. В
частности, на закладке
И
с
полнители

в удобной форме
представлен
ы данные о

ежедневн
ой

загруженност
и

каждого
раб
отника

по
выбранной
задач
е
.

Поручения

В системе
ProjectMate

предусмотрен
а

также
область

«Поручения»


для
тех,
кто

предпочитает использовать более простой механизм
управления

проектн
ой

деятельност
ью
. Однако, д
аже если
компания
применяет методику

планирования по задачам
, в процессе работы
зачастую
возника
е
т

потребность

в
мелки
х операциях
,

напрямую
не
связ
ан
ных

с
текущим
проектом
. Н
апример,
при эпизодических
отправк
ах
курьера
создание
отдельны
х

задач
нецелесообразно
.

Гораздо проще выдать сотруднику поручение
, а затем

отнести
израсходованное
на его выпол
н
ение
врем
я

или денежные
затраты

к

любо
му

проект
у

теку
щ
ему

или специально выделенн
ому

для таких
случаев
)
.

Записи о п
оручения
х

распределяются по
тр
ем

системным
папкам
:

Для меня
(
поручен
ы

польз
ователю
)
,

Мои
(
выданы
польз
ователем
)

и

Все
(
все поручения,
выполняемые сотрудниками компании
)
.

Заявки

Механизм заявок
удобен
в

тех случаях, когда компания оказывает
клиентам
заранее определенный набор
типовых
услуг.
П
ри
поступлении заказа менеджер
формирует заявку по конкретной услуге
или их комбинации)
, назначает
исполнителя и контролирует ход выполнения
раб
от.

Для нагл
ядного отображения
подобного рода операций в системе
ProjectMate

предусмотрен
а

область
«Заявки»
.
Внесенные
записи о заявках

распределяются
по
дв
ум

системным папкам
:

Мои заявки
и

Все
. В перво
й

содержатся только
заявки
, относящиеся к

текуще
му

польз
овател
ю
;

в
о второ
й



все заявки,
выполняемые сотрудниками компании.

Запросы

В
области
«Запросы»
вносятся и
хранятся записи о
проблемах
, возникших

как у
внешних заказчиков
, так и у
сотрудников внутренних подразделений

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

27

собственной компании
.

Здесь
указ
ывает
ся

суть про
блемы и
при необходимости
прикрепляет
ся

любой имеющий к ней отношение файл
.

Первоначально з
апрос
мож
ет
находиться

в систем
е

в открытом состоянии
без указания на
конкретного
исполнителя. Однако
Координатор запросов или Менеджер запросов
,
периодически просма
тривая
поступающие

запросы,
мож
ет назначить
их какому
-
либо сотруднику

с ролью Исполнитель запросов)
.

В
системную
папку
Мои запросы

попадают
запросы, назначенные на текущего
польз
ователя. В
системной
папке

Все

отображается

полный перечень
выполняемых
в компании

запросов
.

Проек
ты

В
области
«
Проек
ты» представлен список
проек
тов,
которы
е

ведутся в
компании
(
системная
папка
Все
)

или
в которых текущий пользователь
участвует в качестве Р
уководителя
(
системная
папка
Мои
проек
ты
)
.

Для обоих
режимов доступно
не
сколько

видов предста
в
ления информации о
проек
тах
с
воз
мож
н
остью

более тонк
ой

подстройк
и

средствами

фильтр
ов
.
В этом
же
разделе со
з
даются новые
проек
ты


как вручную, так и при помощи «Мастера».

Каждая
карточка
проек
т
а

содержит
множество различных закл
а
док
, о
предназначении
которых

подробно рассказ
ывается

в
других частях
руководства
, выпущенных в виде отдельных документов
.

Расчеты

В
области
«Расчеты» происходит формиров
а
ние
учетно
-
финансовых
документов
, к которым относятся
к
алькуляции
,
а
кт
ы
,

с
чет
а
, счета
-
фа
ктуры

и

п
латежи
.
Они
создаются на основе утвержденных записей о времени
,

з
атратах
,
оказанных услуг
ах

и
ли

выполненных
заявк
ах

и автоматически помещаются в
одноименные
системные
папки
.
При этом
реализована

воз
мож
ность
произвольного составления
акт
ов

и счет
ов

(
для

случаев, не предусмотренных
логикой системы
), а также их
экспорт
а

в
Microsoft

Word

для дальнейшего
текстового редактирования
. Вывод
документов
на печать
осуществляется
как
средствами
Microsoft

Word
, так и
напрямую

из программы

ProjectMate
.

В

области

«Расчеты» имеются
также
папки

Помощник
,

Возвраты

и
Анализ
.
Подробнее см. руководство
«Биллинг».

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

28

Сотрудники
и компании

Эт
а

раздел

будет полезен как Менеджеру по персоналу, так и Руководителю
проектов. Он
представляет собой небольшой
CRM
-
модуль
,
где
концент
рируется

подробная
информация

по ка
ж
дому сотруднику

собственной
компании

и
ее клиентам.

Все д
анные
раздела
распределены по с
ледующи
м

системным
папк
ам
:



Сотрудники
.

В этом списке

хранятся
сведения

о работниках
собственной компании



как
персональные

номер п
аспорта,
дата
рождения, телефон

и пр.)
, так и
относящиеся
непосредственно
к
выполняемым проектам
(
квалифик
а
ци
я
, назначенны
е

задач
и
, участи
е

в
проектах, планиру
е
м
ая

и фактическ
ая

загруженност
ь
, затрат
ы

времени

и т. д.
).

В
карточк
е

каждого
сотрудника
,

н
а зак
ладке
Подробно
,
реализован
а

удобн
ая

функция

переопределения ролей кнопка
Роли
)

пользователя
и
его
сопоставления с учетн
ой

созданной
запис
ью

для
идентификации в системе
ProjectMate

поля
Windows

и
ли

SQL

Server
).



Компании
.

Здесь содержатся записи о

собствен
ной
-
ых) и внешних
компан
иях, включая такие
атрибут
ы, как

сфера

деятельн
о
сти,
банковские и почтовые реквизиты, руководящий состав и пр.

Данная
информация
важна

для автоматического формирования финансовой
документации средствами системы.



Клиенты
.

В данную п
апку попадают только те компании, с которыми
заключены договор
а

и в интересах которых ведется проектная
деятельность.



Контакты
.

Здесь находится с
писок сотрудников
внешних
компаний
.

Он
п
редназначен
для
ведения базы контактов с возможностью
просмотра
истори
и взаимоотношений с тем или иным
клиентом
.



Должности
.

Данный
перечень

является разновидностью справочника
(
см.
ниже
) и

н
еобходим для
заполнения

карточек сотрудников
собственной и внешних компаний,
где могут
фигурировать

самые
разные
наименования

должностей
.
И
спользу
е
тся
при
автоматическо
м

составлени
и

финансовых документов

средствами системы
.

О
тчеты

Этот

раздел


наиболее динамичная часть
ProjectMate
.
Он постоянно
расш
и
ряется и изменяется в соответствии с пожеланиями заказчиков
в
полне
Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

29

вероятно, что на момен
т покупки в системе ок
а
жется больше отчетов, чем
описано в данном руководстве
)
.

В
его
нынешнем варианте доступн
о

более
20

различных

отчетов, разбитых на
группы



Сотрудники

o

Время сотрудника за неделю

o

Время сотрудника за месяц

o

Время с
о
трудников за неделю

o

Время сотрудников за месяц

o

Участие в
проек
тах

o

Виды деятельности



Проек
т
ы

o

Пор
т
фель
проек
тов

o

План
раб
оты по
проек
ту

o

Отчет по
проек
ту

o

Затраты по
проек
ту на д
а
ту

o

Затраты по
проек
ту за месяц

o

Исполнение
проек
та



Р
есурс
ы


o

Загрузка сотрудника за месяц

o

Загрузк
а сотрудника до конца года

o

Загрузка сотрудников по
проек
там

o

Участие сотрудников в
проек
тах

o

Ресурсный план по квалификац
и
ям

o

Ресурсный план
компании

o

План отпусков

o

План обучения



Ставки

o

Ставки по сотруднику

o

Ставки по участникам проекта

o

Ставки по квалификациям



Выручка

o

Выручка по группам услуг

o

Выручка по клиентам

o

Выручка по центрам затрат

o

Финансовые результаты

o

Рост клиентской базы

Avicom ProjectMate

6



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕ
МЫ

30

По желанию н
абор
данных
,

отображ
аемых

на
график
ах

и
в
таблиц
ах
, сужается
за счет примен
е
ния фильтров
.

Для
построения отчетов необхо
димо

на

панели действий
открыть «Параметры
фильтр
а
»
,

выбрать требуемый набор
исходных данных

и нажать кнопку «Применить»
.

Справочники

О
бласть
представления
данных
«Справочники»
предназначен
а

для хранения
статическ
ой

информаци
и
,

опис
ыв
а
ющей

ключевы
е

парамет
р
ы

бизнеса
компании



типы оказываемых у
с
луг и затрат, список должностей и
квалификаций, валюты платежа, шаблоны проектов и т. д.

В
се
записи

вносятся
в определенные папки

еще на
этапе

настройки программы

и

ис
польз
уются
в

повседневно
й работе
с системой
. Одн
ако
при необходим
о
сти
они
могут
быть
измен
ены

и дополн
ены
.

Документ
ооборот

В
данной
област
и сосредоточены
инструменты
для организации
документооборота

и ведения делопроизводства
.

Она содержит
следующие
системные
папки
:

П
апки
,

Входящие
,
Исходящие
,

Внутренни
е

и
Номенклатура дел
.

П
ерв
ая

позволяет сформировать единое
структурированное хранилище документов
,

своеобразную
базу знаний
компании
;

т
ри остальные служат для
регистрации
документов
.
Для удобства
ис
пользования
данной
под
системы
р
еализован
ы

функции извлечен
ия/возврата
документов и

контроля
их
версионност
и
,
а также
возможность поиска нужного
документа по различным параметрам

наименование,
ключевые слова
,
состояние и пр.)
.

Более подробн
ую информацию

о работе с
этой
областью можно
почерпнуть из

руководства
«
До
кументооборот
»
.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ

31

СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ

Для удобства работы в системе
ProjectMate

заложен

ряд
сервисны
х

функци
й
,

напрямую не связан
н
ы
х

с представлением ключевых данных
. Они

предназначен
ы

для

повыш
ения

эффективност
и

взаимодействия с программой

и

для
правильного

использования
требуют выполнения
определенны
х

действи
й

в главном меню
.
Ниже рассм
атриваются
приемы
,
которые
могут оказаться
полезными для
большинства
сотрудников независимо от их ролей
.

Центр коммуникаций

В
области «Журнал»
имеется особый
вид
представлен
ия данных,
выполняющ
ий

функцию информационного центра папка
Сегодня
).

Сюда
попадают входящие письма почтово
го

ящика

пользователя и обновления с
указанной веб
-
страницы. Здесь же выводится список подключенных к системе
коллег, с которыми можно быстро обменя
ться сообщениями, и прочие
сведения.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

32

Все
элементы

папки
Сегодня

легко
настраиваются по желанию сотрудника.
При недостаточном размере или
разрешении экрана ненужные
области

легко
сворачиваются
или
убираются
кнопками

и
, соответственно
.
Для
возвращени
я закрытых
областей

следует щелкнуть по

ссылк
е

Настр
оить
,

находящейся в поле
представления активной папки
,

и в

появившемся окне поставить флажки
напротив
названий

требуемых
элементов
.

Кроме того, здесь же можно поменять

порядок
их
расположени
я

при
помощи к
нопок
Вниз

и
Вверх
.

Входящие

Данная о
бласть в основном пригодится тем, кто собирается работать вне
офиса посредством удаленного подключения к локальной сети компании. Она
обеспечивает доступ
к
известной программ
е

дистанционного
управления
почт
ой



Microsof
t

Outlook

Web

Access

(
OWA
). С ее помощью легко
осуществлять все предусмотренные OWA

действия
создавать/отправлять/принимать сообщения, а также управлять задачами,
контактами и папками
Outlook
.
А
дрес
почтового
сервера задается
пользователем

или системным а
дминистратором

по нажатию кнопк
и


в
панел
и

управления

области

Входящие
.

За более подробной информацией об удаленной работе
средствами
OWA

следует обращаться к справке
Microsoft

Office

Outlook.

Веб
-
страница

Данная о
бласть предназначена для отображения одн
ого интернет
-
ресурса по
выбору пользователя. Здесь имеет смысл задавать адрес какой
-
либо часто
обновляемой странички


например, новостного раздела сайта собственной
компании
. По умолчанию

в программе прописан путь к

новостн
ой

страни
ц
е

портала
ProjectMate

(
www.projectmate.ru
)
, на котором публикуется информация
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

33

о последних обновлениях системы
.
Замена
веб
-
адреса
осуществляется

в
панели управления

области

Веб
-
страница

нажатием кнопки
.

П
рисутствие

В системе
ProjectM
ate

предусмотрен
элемент
,
принцип
действия которого
внешне и
функционально
напомин
ает

совместн
ую

работ
у

над
документами в среде
Microsoft

SharePoint
.

Он располагается н
а
одной из панелей области
Сегодня

и пред
ставляет собой с
писок
зарегистрированных на
сер
вер
е

ProjectMate

пользователей
,

которые
, в зависимости

от текущего
с
татуса
,

делятся
на п
рисутствующи
х и

о
тсутствующи
х
.
В первы
й перечень
попадают сотрудники, работающие с программой в данный момент. При этом
они могут иметь несколько состояний

Подключен
,
Занят

и

Отошел
.

Во втором
перечне значатся пользователи
,
либо
не запустившие
ProjectMate
,

либо
выбравшие состояние
Отображать как неподключенный
.

Панель
Присутствие

позволяет
щелчком

правой кнопки

мыши
открыть
карточку сотрудника
, отправить ему почтовое с
ообщение или заметку
, а также
быстро получить доступ к записям
его лично
го

календар
я
.

Со временем

в
системе

будет реализована возможность соверш
ения

дополнительны
х

действи
й
.

При
желании

список пользователей
закрепляется

«булавкой»
в
панели
действий
.
В этом

случае
он
будет
открыт
справа от
активной области
и
всегда
доступен

для
связи

с коллегами.


Поскольку
в системе
поддерживает
ся

дистанционн
ая

работ
а
,
ProjectMate

корректно о
т
ра
жае
т статус пользователя

вне
зависимости от его физического местоположения.



Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

34

З
аметки

В данной панели п
оказываются
заметки, п
олу
ченные
сотрудником
от
свои
х

коллег
или написанные
им
для
себя

в качестве напоминания

(
аналог

бумажн
ого

стикера)
.

Они автоматически
сортируются по
сроку
давности и
отображаются в виде простого списка.

Личная

заметка создается нажати
ем

кнопки
,

адрес
уемая

коллеге

команд
ой

Отправить заметку

по щелчку на
имени сотрудника в панели
Присутствие
.
Д
ля ее
сохранени
я
/отправк
и

служит
крестик
, расположенный

в правом верхнем углу открывшегося окна
;

для
отмены



клавиш
а

Esc
.

После
доставки адресату заметка появляется поверх всех окон

с
текст
ом

сообщения

и

обозначением
дат
ы
, врем
ени

и
имени
автора
.

При
желании
можно отправить ответ по команде
Ответить
, в
ызываемой по
нажатию кнопки

в левом верхнем углу
окна
заметки
.

Объя
вления

При наличии соответствующих прав сотрудник может подготовить объявление,
которое увидят все пользователи системы. Объявления создаются

в
одноименной панели п
о
нажатию кнопки
.
В
открывшемся окне вводится
тема сообщения и его текст, а
при необходимо
сти
добавляется ссылка на
внешний
источник информации

либо ставится флажок в


поле
Разрешить публикацию на
Web
-
сайте
.

В последнем
случае новость
появится

на
корпоративном сайте компании

при
правильной

настройке
серверного ПО)
.

Позднее
устаревшие
новости

удаляются
кнопкой


или перемещаются
в архив

по команде
Действия >

Отправить в архив

из карточки
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

35

соответствующе
го объявления
.

Обратная операция проводится по команде

Действия >

Отозвать из архива
.

В
новь созданное
объявление
можно

адресовать не всем
сотру
дникам компании, а только определенным группам. Для
этой цели при составлении объявления следует указать
названия проектов кнопка
Проект
), участники которых
полу
чат соответствующие уведомления.

Сообщения

Как уже отмечалось выше, в системе
ProjectMate

реа
лизован
к
омпактный бизнес
-
аналог систем класса Instant Messaging IM), т. е. мгновенного обмена
сообщениями. В отличие от традиционных IM
-
программ сообщения
привязываются не к конкретным пользователям, а к элементам ProjectMate
проектам, счетам, контактам
, записям о
времени, запросам и т. д.).
Удобнее
всего
просматривать сообщения через
одноименную область панели
действий
.

Здесь
отображаются

входящие

сообщения за
последний месяц
.

О
стальные скрываются

автоматически
, но их можно п
р
осмотреть
нажатием кнопки


(
Показывать архив
)
.
При желании длина
списк
а ограничивается

нажатием кнопки

(
Показывать
только
непрочитанны
е
)
.

Помимо переписки

между
сотрудниками

данная область

с
одерж
и
т
системные
уведомления о назначении
встреч

или поручений
, бронировании ресурсов и с
оздании объявлений
, а также о
различных операциях с файлами общего хранилища

создание, извлечение,
публикация и
пр
.)
.


При поступлении нового сообщения в области задач Windows
отображается иконка


.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

36

Сообщения создаются и хранятся на одноименной закладке

в карточке
соответствующего объекта и позволяют сотрудникам компании отправлять друг
другу напоминания, уточнения или уведомления в отношении определенного
элемента ProjectMate.

Таким образом, открыв ту или иную карточку, можно в
любой момент времени озна
комиться с историей внутренней
переписк
и

по
конкретному

акту, счету, документу, записи о времени и т. д.


Для быстрого составления сообщения
можно
выделить в табличном
представлении необходимый элемент и нажать кнопку


на панели
управления.


Сообщения до
лжны

обя
з
ательно

содержать имя адресата одного из
сотрудников компании) и название элемента системы. Поле
Тема

заполняется
автоматически в соответствии с названием элемента. Сообщение отправляется
по нажатию кнопки
Отправить

или комбинации клавиш

Ctrl+Ent
er
.



Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

37

Поручения

Панель
служит

для
создания

кнопка
)

или
быстрого доступа
к поручениям,
назначенны
м
на
пользовател
я

(
дублируются записи

из области
«Поручения»
)
.

Запросы

Панель
служит
для создания
кнопк
а

)
или быстрого доступа к
запросам,
назначенным
на
текуще
го

пользовател
я

дублируются записи из одноименной
области системы



с группировкой по проектам
).


Оповещения

и напоминания

Проект


сложный процесс, в ходе которого возника
ют

новые задачи, меня
ются

исполнители, поступа
ю
т запросы от клиентов и т. д.

Для того чтобы быть в
курсе
важных

событий, касающихся
своей

работы,
сотрудникам

рекомендуется
настр
аивать

персональн
ые

схем
ы

оповещений.

С этой целью в системе
ProjectMate

реализовано специальное
окно, вызываемое из главного меню по
команде
Сервис



Наст
ройки


Оповещения
.

В нем

же пользовател
ю

будет
предл
ожено

задать параметры
напоминаний о

событиях
, связанных с

индивидуальн
ым расписанием
,



задачах,
встречах
, звонках и
прочих
запланированных делах
.


Подписка на
оповещени
я

По нажатию на кнопку
Настройка
правил
появляется диалоговое окно, в
котором
следует
добавить
,

изменить

или удалить

уже существующее правило.

Для создания нового правила потребуется пройти всего три шага



поставить
флажки напротив актуальных
для пользователя
событий,
отметить

названия
с
оответствующих
проектов
и
выбрать
способы доставки оповещений
всплывающе
й

подсказкой

на «Рабочем столе» или письм
ом

по электронной
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

38

почте).
Впос
ледствии правила легко преобразуются через ссылки
,
расположенные

в поле
Описание оповещения
.


Система выводит о
повещения
только

о тех событиях, которые
предопределены

ролью
данно
го

пользователя

и происходят строго в рамках его проектов



за
исключением сотрудников, имеющих в том или ином виде доступ ко всем
проектам Финансовый менеджер, Руководитель компании, Коор
динатор
запрос
ов
, Менеджер запросов

и др.
).

Например,
У
частник проекта

никогда



даже в случае подписки



не получит уведомлени
я

об отправленн
ых

на
утверждение запис
ях

о времени, поскольку
не обладает правами на
совершение подобн
ой

операци
и
.

Ниже в
Т
аблице

1

представлены варианты часто встречающихся событий и
зависимость получения оповещения от роли пользователя в системе. В
качестве примера рассматриваются наиболее популярные роли


Участник
проекта УП) и Руководитель проектов РП)
.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

39

Таблица 1
. Получение
оповещений

Тип

события

Инициатор
события
1

Получатель
оповещения
2

УП

РП

УП

РП

Отправка на утверждение записи о
времени/затратах




~

+

Отправка на доработку записи о
времени/затратах




+

~

Отклонение записи о времени/затратах




+

~

Создание

задачи




~

+




~

~

Назначение/исключение из числа
исполнителей задачи




+

~

Выполнение

задачи

(
разрешено

РП)




+

~

Назначение/исключение из участников
открытого проекта




+

~

Начало работ по проекту проект
утвержден РП)




+

~

Остановка работ по проек
ту




+

~

Условные обозначения
:


УП



Участник проекта
,
РП



Руководитель проектов
.






пользователь инициирует событие
.


+



пользователь получает оповещение при условии подписки на
оповещение о данном типе событий)
.


~



пользователь не получает опове
щение даже при условии подписки
).


Помимо указанных система предлагает подписку на оповещения о прочих
событиях, которые актуальны для пользователей, отвечающих за биллинг и
работу с запросами. В эти группы входят уведомления о выставлении/оплате
счета,
возвращении/подписании акта,
открытии
/назначении/исполнении запроса
и т. д.




1

Инициаторы событий работают в рамках одного проекта!

2

Подраз
умевается, что получатель подписался на оповещение, отметив флажком соответствующий тип
событий в окне настройки оповещений

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

40

Настройка напоминаний

С каждой новой версией
систем
а

оснащается все более мощными средствами
индивидуального планирования.
Одно из них


механизм напоминаний,
знакомый многим по р
аботе с
Microsoft

Outlook
.
На данный момент в системе
реализованы напоминания о
предстоящих встречах
и
звонках,
а также о
выполн
ен
и
и

задач,
заяв
ок
, запрос
ов
, поручени
й

и
ли
любых других

операций,
связанных с затратами времени
.

Обычно
интервал

между
подач
ей

уведомления

и

начал
ом самого

события
задается

каждый раз
в
карточке соответствующей записи.
Однако
данную
процедуру

можно
провести

централизовано
.

П
о
нажатию кнопки
Настройка
напоминаний

появ
ляет
ся

окно,
где

на закладках
Управление

и
Финансы

с
группированы
варианты различных
событи
й, контролируемых систем
ой

ProjectMate
.

После
установк
и

флажк
ов

напоминания
буд
у
т активироваться по умолчанию для всех
создаваемых
записей
отмеченн
ого

тип
а

согласно указанным промежуткам времени
.

Список доступных параметров
для на
стройки оповещений

и
напоминаний зависит от роли пользователя в системе.


Дополнительные настройки и ш
аблоны

Внешний вид
оповещений, всплывающи
х

на «Рабочем столе»
,

задается
щелчк
ом

по

кнопк
е

Настройка оповещений
.

Здесь определяет
ся

длительность

их
отображ
ения
и
степень
прозрачност
и
.

Подачу оповещения можно
сопроводить звуковым сигналом или

отображением

значк
а

конверта

в
системной панели

Windows

.

Для этого следует поставить флажки в
соответствующих пунктах поля
Дополнительные настройки оповещений
.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

41

Т
екст

оповещений

измен
яется по желанию пользователя

в окне, вызываемом
из главного меню
по команде
Сервис > Параметры > Шаблоны оповещений
.

Здесь необходимо выбрать
категорию

документа

проект,
задач
у
, запись о времени и т. д.)
,
связанные с ним события 
в
поле
Список шаблонов
) и вариант их
доставки


на «Рабочий стол»
или по электронной почте
.

После
этого можно отредактировать
стандартный текст оповещения,
например, персонифицировав
его.
В
ыпадающ
ий

спис
ок

Доступные поля

служ
и
т для
конкретизации

тематики

и
содерж
ания
сообщения
за счет
указания
таких
значений
, как
наименовани
е

документ
а

{
$
FILEAS
}

и

его
номер
{
NUMBER
}
.
Значения списка зависят от выбранного
шаблона и добавляются в
активную
строку по нажатию к
нопк
и

Вставить
.


Список поступивших, но
за
крытых

или не пр
осмотренных)
пользователем
оповещений и напоминаний
выводится
из главного меню программы
по
команде
Вид > Оповещения
.


Для работы сервиса оповещений необходимо установить
серверную службу

ProjectMate Notification Service
! За более
подробной информацией об
ратитесь к руководству по
установке
ProjectMate

или
к
системному администратору.

Таймеры

В конце дня сотрудникам, у
част
вующим сразу в нескольких

проекта
х,

бывает
довольно сложно вспомнить,
сколько часов ушло на выполнение той или иной
работы, особенно если

она постоянно чередовалась.
С
пец
и
альное средство
автоматизации



таймеры


прекрасно подход
и
т для
устранения данной
проблемы
.

Он
о

также пригод
и
тся
в тех
ситуациях
,
когда
пользователям

по
требуется
вести поминутный учет времени.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

42

Настройки

О
кно таймер
ов

вы
зывается
через

пункт

главного

меню
Се
р
вис


Таймеры
.

Оно

вмещает

в себя
несколько таймеров
,

хотя
включенным может быть тол
ь
ко один из них
или ни одного
.

Слева отображается
пиктограмма, информирующая, с каким
типом операций связан данный таймер


задачей, з
апросом, заявкой и т. д.

При
желании окно сворачивается по нажатию
крестика в правом верхнем углу и
находится
в системной панели
в виде иконки
,

п
ериодически всплыва
я

и

напоминая о себе, к
о
гда пользователь долго не выполняет на компьютере
никаких действий
.

В системе
ProjectMate

таймер имеет одно из трех состояний



Остановлен

,
Приостановлен

на паузе)

и
Запущен

.

Для
запуска или остановки таймера
до
с
таточно кликнуть по его
изображению или соответствующей
кнопке на панели инструме
н
тов
окна.
По умолчани
ю
при смене
состояния
система
спрашивает
пользователя о дальнейших
действиях
по отношению к

текущему
таймер
у
.

Однако данное
правило легко
модифицируется

в
окне настроек
по команде из
главного меню
Сервис



Настройки


Таймеры
. Кроме того,
здесь

же

указывае
тся порог округления времени с шагом в одну минуту.

Управление таймерами

Ниже приведено несколько стандартных приемов
управления

таймер
ами
:

1.

Быстрый запуск
.
Если
пользователю необходимо быстро
начать

отсчет
времени,

лучше
вызвать окно таймеров и по нажатию

кнопк
и

запустить
новый
таймер
.

По окончании работы
таймер останавливается кнопкой
, после
чего система предл
агает

открыть журнал
для редактирования
обязательных
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

43

параметров
вновь созданн
ой

запис
и

о времени



обозначени
я

проект
а,

тем
ы

и
вид
а

деятельности
.

2.

Пауза и переключение таймеров
.
Если в процессе работы возникает
необходимость в выполнении
другой

задачи, можно поставить активный таймер
на паузу



щелчком по
кнопк
е


либо
посредством
запуск
а

нового

таймера.

При
этом
разрешается

редактирование его
св
ойств перед
повторной активацией.
Данная операция
осуществляется
в
форме, вызываемой
по
нажатию кнопки

.
Здесь указыва
ю
тся
стандартные параметры будущей записи

времени


название
проект
а
, тема

и

тип

деятельности
.

3.

Запуск таймера по известной задаче
.

Если
предполагается отследить затраты
времени по запланированно
му

в системе
событию
, удобнее открыть карточку
соответствующей записи и начать
отсчет минут по команде
Действия > Создать и
запустить таймер
. В данном
случае название таймеру
присваивается автоматич
ески


по теме задачи проекта,
поручения и пр.), поэтому после
его остановки запись о времени
автоматически попадет в журнал
пользователя.

Запущенный таймер продолжает работу даже при выходе из
программы.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

44

Назначение встреч

и бронирование ресурсов

В
Proje
ctMate

реализован механизм назначения встреч
, что
повышает
функциональность
системы, как
инструмента
для
организации

внутрикорпоративн
ых

коммуникаций
.

Порядок

планирования

встречи и учета
затраченного
на
н
ее
времени максимально приближен к аналогичной
проц
едуре
, знакомой многим по работе с

Microsoft

Outlook
.
Дополнительное
удобство
программе
придает возможность
учета и
бронирования

р
есурс
ов
,
необходимых для
проведения встреч между сотрудниками компании

или
переговоров с внешними клиентами
.

Во
-
первых,
она по
зволяет создавать и
поддерживать в актуальном состоянии
баз
у

данных средств материально
-
технического оснащения
фирмы
, а,

в
о
-
вторых,



контролировать их
использование
.

Планирование в
стреч
и

Новая встреча создается
по двойному щелчку
в

представлении
Встречи

системной папки
Мой календарь
.
В
открывшейся
карточк
е по нажатию
соответствующих
кнопок
инициатор встречи
указывает название проекта

и имена предполагаемых
участников

из числа
сотрудников собственной
компании
.

Список последних
можно
сужать
по
принадлежност
и работник
ов

к определенному отделу или
проекту
за счет
выпадающего меню
Источник
.

При выборе
участников следует
обозначить

важность их
присутствия путем
распределения по
группам

Обязательный

и
Необязательный
.

Затем в карточке встречи вводятся тема и
время

начал
а

мероприятия. Как только все обязательные атрибуты заполнены,
по команде
Действия > Назначить

запись о встрече появляется в

личных

календарях всех приглашенных на нее сотрудников.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

45

После получения
оповещения о
назначенной встрече
сотрудник
должен от
крыть
появившуюся в его
к
а
лендаре
запись и
нажатием
соответствующих кнопок
выполнить
одно из
трех
действий принять
приглашение, оставить его под
вопросом или отклонить.

В первых
двух случаях запись о встрече
сохранится в календаре, в последнем


удалится
из него.
В

дальнейшем
организатор собрания
мож
ет

провер
и
ть, кто из сотрудников принял
приглашение.
Эта операция
проводится на закладке
Участники

в карточке назначенной встречи.
Здесь же
отображается информация о

занятости

сотрудников
, поэтому при
возникнов
ении накладок в расписаниях
обязательных участников

встречу
можно перенести на другое время
.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

46

Для того чтобы заблаговременно получать уведомления о
назначаемых встречах, рекомендуется подписаться на
соответствующий тип оповещений системы 
см. раздел

«
Опо
вещения и напоминания
» настоящего руководства)!

Резервирование ресурсов

При
необходимости в карточке встречи указываются также требуемые для ее
проведения ресурсы
,

в
ыбор
которых
осуществляется
по нажатию одноименной
кнопки. Так же, как и в случае
со списк
ом сотрудников, в
появившемся
окне

можно
от
сортировать искомые
объекты
по типу
через меню
Источник
.
Щ
елчк
ом

по

кнопке
Добавить

выбранные
объекты привязываются к
назначаемой встрече, а в
системной папке
Ресурсы

появляется соответствующ
ая

запись о

резервиров
ани
и
.

При значительном пуле
ресурсов целесообразно
назначать одному из
сотрудников роль Менеджера
ресурсов


во избежание
конфликтов при
бронировании
,

а также для

осуществления контроля над
использовани
ем

объектов материально
-
технического оснащения

компани
и
.

Менеджер ресурсов имеет право
утверждать
л
и
бо

отклонять запросы на резервирование.


При этом информация о свободных ресурсах доступна для всех сотрудников и
хранится
в системной папке
Ресурсы

в
календарном виде
.

О
т
сю
да
каждый
мож
ет

совершать запросы на
резервирование
ресурсов
, не связанных с
внутренней встречей например,
бронирование
общественн
ого

ноутбук
а

для
проведения демонстрации на территории клиента).


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

47

Завершение встречи

и
создание
запис
ей

о

времени

По окончании встречи
ее
инициатор должен
по ком
анде
Действия > Завершить

указать

фактическую

длительность
мероприятия
, а также

отметить

флажками

реально
присутствовавших участников

и
задействованные ресурсы.

После
этого
в
личном
календаре каждого
участника
вместо записи о
встрече появится
соответствующ
ая
запись о

времени
, которую в рабочем
порядке
следует

утвердить у
Руководителя проектов.
Тем не
менее, и
нформация о самой встрече
сохранится в базе

данных
ProjectMate

и
будет
по
-
прежнему
доступна в представлении
Встречи

системной папки
Мой
календарь
.

Анал
огичным образом в
системной
папке
Ресурсы

сохраняются
записи об использованных ресурсах, которые
затем
при необходимости
утверждаются
Менеджером ресурсов.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

48

Комментарии и вложения

В процессе работы с системой отдельные записи
могут
потреб
овать

дополнитель
ных
разъяснени
й
.

Для этих целей
рекомендуется
применять

специальны
е
инструмент
ы

ProjectMate



комментарии

и вложения.

Они
позволяют
центр
а
лизовано
хранить
в карточке соответствующей записи детали
обсуждения той или иной проблемы
, а также все имеющие к ней
отношения
файлы
и

ссылки на
элементы системы
.

Комментарии


Комментарии
представляют
собой небольшие текстовые
примечания, добавляемые к
карточке записи по нажатию
кнопки
. Данная кнопка
активна при создании или
редактировании записей о
времени и сотрудн
иках, а
также задач, поручений,
запросов, калькуляций,
счетов, актов, компаний и
контактов. Все
пользователи, имеющие
доступ к документу,
получают право

оставлять
свои комментарии, которые
постепенно выстраиваются
в хронологическом порядке
и образуют цепоч
ку
обсуждений.

Таким образом удобно, например,
разворачивать сбор
мнений
различных
сотрудников
по решению проблем
, обозначе
нн
ых

в
пользовательск
их

запрос
ах
, или
требовать от
участника проекта поясн
ения

детал
ей

определенной записи

для ее последующего утвер
ждения
.

Вложения


Вложения
являются

аналог
ом

средства прикрепления файлов
к письму
в
почтов
ых

клиент
ах
.
ProjectMate

позволяет вкладывать в карточку
записи
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

49

картинки
,
элементы системы

и

любые находящиеся на компьютере
или в
локальной сети
файлы
.

Данный прием

э
ффектив
ен, например,
при составлении
финансовой документации
, когда к карточк
ам

акта
или счета
добавля
ю
тся
их
выгруженн
ые

по шаблону
Word

верси
и


в том виде, в каком он
и

был
и

отправлен
ы

клиенту

(
см.

ниже
пункт

Печать и экспорт документов
)
.

Операция вло
жения осуществляется по нажатию к
нопк
и

.
В открывшемся
окне следует выбрать
один из предлагаемых
объект
ов



информацию
из

буфер
а

обмена
,

файл
,
элемент системы запись о
времени, задаче, счете, акте
и пр.)

или документ из
общего хранилища
ProjectMate
.
В
дв
ух
последних

случа
ях

на
экране появится
форм
а
, в
которой

система предложит
различные п
араметры
поиска

записей и
документов
в

базе данных


по
наименованию
,
состоянию
,

времени изменения

и т. д.

Впоследствии

прикрепленные к карточке
объекты
можно
просматрив
ать по двойному
щелчку

мыши.

Контакты и категории

Обычно выполнение задачи или
затраты

времени сопровожда
ю
тся
взаимодействием с другими людьми


как работниками своей организации, так
и сотрудниками внешних компаний.
А б
ольшинство операций поддается
типиза
ции

и

подпада
ет

под
ту или иную
категори
ю
.
ProjectMate

позволяет
связ
ыв
ать запис
и

с определенным
и

контакт
а
м
и

и/
или категори
ями

для
более
удобной

сортиров
ки

данны
х

в табличных представлениях



например,
для
получения
списк
а

запис
ей
,

ассоциирую
щихся

с конкре
тным
клиентом
.

Контакты п
ривязка

к записям
и

группировка

В
системе
ProjectMate

к
онтакт
а
м
и

служ
а
т
компани
и

собственн
ые

и внешн
ие
) и
сотрудник
и



при условии, что
их реквизиты
внесены
уполномоченным
пользовател
е
м Руководител
ем

проектов,
Менеджером по перс
оналу
)
в
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

50

област
ь

«Сотрудники и компании»
.

При этом с
ними

может быть связана
почти
любая запись в системе
.

Выбор контакта осуществляется
в
карточке записи
щелчком
по кнопке
Контакты
.

В от
к
рывшемся списке
достаточно
выделить
требуемого сотрудника или компан
ию

и последовательно нажать кнопки
Добавить

и

ОК
, после чего
контакт будет привязан к данной записи.

Зачастую база контактов насчитывает сотни записей, поэтому рекомендуется


сужать область поиска за счет применения различных параметров



например,

выв
оди
ть

на экран только
перечень
компаний поле
Тип
)
,

ограничи
ва
ть список
именами сотрудников
одной

фирмы
поле
Компания
)

или делать запрос по
персональным

контактам пользователя 
пункт
Мои
)
.

При отсутствии нужного
контакта мож
но

завести новую запись

кнопка
До
полнительно >

Создать…
)

или,
в случае
нехватки

прав, дать запрос или
поручение на ее создание.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

51

Благодаря
привязк
е

записей к контактам у пользователя появ
ляет
ся
дополнительный инструмент
сортировки
данных
, порядок работы с которым
представлен в
Табл
ице

2
.

Однако следует учесть, что по
контактам
группируются

только записи о времени

и

проект
ах
.


Табл
ица 2. Группировка по контактам

Область

Папка

Порядок группировки записей

Журнал

Общий

календарь

Отметить пункт
Время по контактам

в
текущем представлении папки
.

Проекты

Мои проекты

Кнопкой

из панели управления вызвать
окно
Выбор поля
. Затем перетащить поле
Контакт

в область группировки
.

Все

В системе д
опускается привязка неско
льких контактов к
одной записи.


Система также позволяет пр
осматривать все записи о времени,
ассоциированные с конкретным человеком или организацией. Такая операция
проводится на закладке
Действия

карточек фирм
-
клиентов или их сотрудников,
хранящихся в папках
Компании

и
Контакты
, соответственно
.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

52

К
атегори
и привязк
а к
запис
ям и сортировка

Категории
предоставляют собой еще один параметр
отождествления

записей
,

поддающийся

более свободной
модифи
кации со стороны любого пользователя.

При создании или редактировании карточки записи

можно
придумать какой
-
либо идентификато
р

например,
«
VIP
-
клиенты» или «Работа вне офиса»)

и
поместить

его в общий
перечень

по нажатию кнопки
Категории
.

Эта операция
проводится в три этапа см. рисунок ниже).
При наличии в списке требуемой
категории необходимость в первых двух шагах отпадает.


Для каждой области данных


«Журнал», «Задачи», «Проекты» и др.


система
хранит отдельные списки категорий.

Группировка записей п
о категориям

возможна
во всех табличных представлениях

ProjectMate
, кроме «Расчет
ов
».

Печать и экспорт
документов

В
ProjectMat
e

предусмотрен вывод на печать любого табличного представления
информации, а также календарей, отчетов и карточек записей/документов.
Кроме того, для большинства компонентов поддерживается экспорт в
текстовый редактор
Microsoft

Word

или электронную таблицу

Microsoft

Excel
.
Последняя

функция может быть полезна в случае, когда бумажный документ
должен содержать дополнительную информацию по сравнению с оригинал
ом



хранящимся в системе. Особенно эффективен этот прием
для

корректиров
ки

акт
ов

или счет
ов

перед от
правкой клиенту.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

53

Система
ProjectMate

поддерживает экспорт данных
только
в
Microsoft

Word

и
Microsoft

Excel

версии 2003

и выше
!

Печать документов

В
ProjectMate

печать осуществляется по команде из главного меню
Файл >
Печать

или

по нажатию кнопки

в панели

управления, а предварительный
просмотр документа


по команде
Файл > Предварительный просмотр

или
по нажатию кнопки
.


В большинстве случаев программа предложит вывести на принтер полное
табличное представление данных активной области или только выделенн
ую
запись/документ. При этом внешний вид последней будет зависеть от ее типа.
Например, если выбрана запись о времени, на принтер отправятся ее основные
свойства имя сотрудника, длительность, проект, история изменения состояний
и т. д.). Если же пользоват
елю необходимо получить бумажную копию
финансового документа


акта, счета или калькуляции, то будет произведена
печать по имеющемуся в системе шаблону.


Экспорт по шаблону

Шаблоны экспорта


удобное средство для быстрого представления системной
записи в
привычном виде электронного или бумажного документа. В настоящий
момент в
ProjectMate

реализованы шаблоны для экспорта в
Microsoft

Word

актов, счетов
,

счетов
-
фактур
и калькуляций, а также бланков учета времени
Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

54

(
). Система учитывает атрибуты финанс
овых документов дата и
номер, названия компаний, описание и стоимость услуг и пр.) и корректно
подставляет их в соответствующие позиции при выгрузке в текстовый редактор.

Для правильной подстановки атрибутов документов следует
провести настройку соответ
ствующих полей в карточках
компаний 
см.
р
уководство по биллингу).


Процедура экспорта происходит по команде
Действия > Экспорт

в
Microsoft

Office

Word

в
карточке документа или из контекстного меню, вызываемого
щелчком правой кнопки мыши по соответствующе
й записи в папках
Калькуляции
,
Акты
,

Счета

или
Счета
-
фактуры
. Аналогичным образом
осуществляется экспорт бланков учета времени. Перед распечаткой или
сохранением в файл
формата
Word

документ

можно отредактировать, если его
содержание должно отличаться от т
екста стандартного шаблона. Однако для
большего удобства лучше заранее заготовить набор шаблонов, учитывающих
специфику форматирования документов в компании.

Во избежание путаницы следует иметь в виду, что по
команде из главного меню
Файл > Экспорт в
Micr
osoft

Office

Excel
/
Word

происходит экспорт
только

табличного
представления

данных активной области.


Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

55

Создание нового шаблона

Во многих компаниях используется широкий спектр финансовых документов. Их
типовые содержание и структура зависят от вида выполняемы
х работ и
особенностей заключенных договоров например, акт по оказанным услугам на
техническую поддержку, акт по передаче лицензий, счет с подписью
руководителей и печатью и т. д.). В подобных ситуациях проще осуществлять
экспорт данных в
Word

по соответс
твующим шаблонам, учитывающим
специфику того или иного документа.

В

системе
ProjectMate

шаблоны

хранятся в формате
XML
.
По умолчанию

они
находятся

на жестком диске компьютера в

каталоге
C
:
\
Program

Files
\
Avicom

Business

Technologies
\
Avicom

ProjectMate

6
\
Con
fig
\
Templates

и распределяются
внутри него по следующим папкам



Калькуляция
.
xml



Pjm
5.
Calculation
;



Счет
.
xml



Pjm
5.
Invoice
;



Акт
.
xml



Pjm
5.
Statement
;



.
xml


Pjm
5.
TimeSheet
;



Счет
-
фактура.xml



Pjm
5.
Facture
.

Открыв в редакторе
Word

любой из
указан
ных
XML
-
файлов, можно
поменять в нем текстовую
информацию, задать требуемые стили
и шрифты

или

добавить
отсканированные подписи
руководителей и печать организации
,
а затем сохранить его в той же папке,
но под другим именем

по
команде

Файл

> Сохранить как…
.

Важно
убедиться, чтобы новый файл
шаблона так же имел расширение
XML
.
Для просмотра
XML
-
структуры
шаблона следует вызвать
о
бласть
задач
Word

(
Ctrl
+
F
1
)
,

выбрать пункт
С
труктура

XML

и

поставить флажок в поле
Показывать
XML
-
теги в документе
.

При необходимост
и допускается
удаление ненужных тегов.

Avicom ProjectMate

6



СЕРВИСНЫЕ Ф
УНКЦИИ

56

Для более серьезных изменений в структуре шаблона
добавления новых полей и элементов, связанных с хранимыми
в системе значениями) потребуются навыки работы с языком
гипертекстовой разметки
XML

п
одробнее см. руковод
ство
«Шаблоны»
)
.

Теперь по команде
Действия
> Экспорт в
Microsoft

Office

Word

будет выводиться окно,
в котором система предложит
выбрать один из
дополнительно созданных
шаблонов. Дальнейший
порядок действий идентичен
описанной выше
схеме работы с документ
ами
,
экспортируемыми в текстовый
редактор
.

Для обеспечения
централизованного

доступа к
н
абору

шаблонов последние
рекомендуется положить на
сервер
или в общую папку
хранилища
ProjectMate
, путь к
которой указывается
администратор
ом

по команде из
главного ме
ню
Сервис >
Параметры

> Экспорт
.

При
необходимости рядовые
пользователи могут изменить
данн
ый путь

по команде
Сервис >
Настройки > Экспорт

в поле
Место хранения шаблонов по умолчанию
,

а также

определ
и
т
ь

место хранения
экспортированных документов
.

Англоязыч
ные шаблоны следует помещать в подпапку
En

каталога
Templates
.
Программа автоматически обеспечит к ним доступ при смене языка
интерфейса.
В комплект

поставки
систем
ы

заложен один англоязычный шаблон
для экспорта бланков учета времени.

Avicom ProjectMate

6



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

57

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данный до
кумент
дает общее представление

об

интерфейсе
, функциях

и
основных понятиях, которыми оперирует

система
.
Для того чтобы
научиться
использовать

систем
у

в локальной сети в режиме коллективно
й работы
,
следует ознакомиться с другими частями
р
уководства,
оформл
енными в виде

отдельны
х

документ
ов
:

«
Д
окументооборот»,
«
Б
иллинг
»

и др
.

По мере развития
ProjectMate

р
уководство
польз
ователя буд
е
т
дополняться
новы
ми

частями
.

Кроме того,

в дальнейшем

воз
мож
но внесение изменений в
уже существующие разделы

и главы
.


Контакт
ная информация

При возникновении вопросов, связанных с приобретением и использованием
системы
ProjectMate
, просим обращаться по указанным ниже контактным
данным
:




115
114
, г. Москва

Кожевнический проезд

д.
4
, стр.
4

ООО «Авиком Бизнес Технологии»





+
7 (495)
783
-
83
-
34

@

Отдел технической поддержки

support
@
projectmate
.
ru




http://
www.
projectmate.ru


Приложенные файлы

  • pdf 87582011
    Размер файла: 3 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий